Opowiada Emilia Shamim, SAP Global Integration - ICFR Cockpit Service z ASTEK Polska
Czy mogłabyś nam powiedzieć co robi ICFR Cockpit SPOC? Czy jest to popularne stanowisko w IT?
Nazwa stanowiska ICFR Cockpit SPOC kryje w sobie dwie funkcje – członka zespołu ICFR i SPOCa. Zacznę od wyjaśnienia czym zajmujemy się w zespole ICFR (ang. Internal Control over Financial Reporting). Duże firmy, a w szczególności korporacje działające na rynku międzynarodowym, podlegają zewnętrznym audytom finansowym. Wraz z rozwojem technologii informacje dotyczące finansów firmy oraz zarządzanie nimi zostało przejęte przez systemy informatyczne, które także podlegają audytowi. W skrócie, osoby audytujące finanse firmy muszą się upewnić również co do rzetelności sposobu przechowywania tych danych, czyli sprawdzić czy są poprawnie zabezpieczone i kontrolowane przez pracowników firmy oraz nikt niepowołany nie ma do nich dostępu. Taki zewnętrzny audyt ma miejsce zazwyczaj raz w roku, jednak żeby wynik był pozytywny system musi być pod stałą kontrolą osób za niego odpowiedzialnych. Zadaniem naszego zespołu jest wspieranie systemów poprzez comiesięczne symulowanie audytu zewnętrznego i wykrywanie potencjalnych problemów na bieżąco. Pozwala to na szybką reakcję w przypadku błędów, chroniąc nie tylko przed złym wynikiem corocznego audytu, ale przede wszystkim zwiększając bezpieczeństwo systemów.
SPOC (ang. Single Point of Contact) to określenie osoby kontaktowej dla danego zespołu. W ramach tej funkcji zajmuję się m.in. wdrażaniem nowych systemów pod kontrole wewnątrz audytowe, pomagam przy tworzeniu odpowiedniej dokumentacji i opisywaniu procedur oraz koordynuję wdrażanie nowych osób w zespole. Podsumowując, jestem członkiem zespołu ICFR i dodatkowo SPOCiem.
Pomimo ponad dziesięcioletniego istnienia ICFR na świecie ta nazwa jest wciąż mało znana. Bardzo często spotykam się z pytaniami o to, czym się zajmuję – również w środowisku IT. Myślę, że z roku na rok jest lepiej, poniekąd dlatego, że coraz więcej firm decyduje się na powoływanie takiego zespołu. Pozytywne wyniki audytu mają duży wpływ na wiarygodność firmy, pozycję na rynku oraz pozyskiwanie inwestorów.
Dlaczego zdecydowałaś się zmienić karierę i przejść do IT?
W moim przypadku nie była to jednorazowa decyzja, bardziej splot różnych wydarzeń, w wyniku których znalazłam się w branży IT. Około pięć lat temu pracowałam jeszcze jako nauczyciel matematyki, zajęć komputerowych i wychowawca w szkole podstawowej w Trójmieście. Byłam bardzo zaangażowana w pracę z dziećmi i dyrekcja szkoły zaproponowała mi udział w kursie dla nauczycieli organizowanym na Malcie, w ramach projektu COMENIUS. Tam poznałam swojego obecnego męża, a rok później przeprowadziłam się na wyspę na stałe. Nie mogłam kontynuować pracy w zawodzie (szukano głównie angielskich native speakerów), a po różnych doświadczeniach w sieciówkach odzieżowych zdecydowałam się poszukać pracy zbliżonej do mojego kierunku studiów. Znalazłam ofertę pracy w dziale IT, polegającej na przepisywaniu danych z papieru do komputera. Pracodawca twierdził, że to poniżej moich kwalifikacji, ale przyjęłam ofertę licząc, że może otworzą się jakieś inne możliwości, jeśli pokażę się z dobrej strony. Nie było łatwo, bo do działu finansowego, który był wtedy moim celem, przyjmowano jedynie osoby posługujące się językiem maltańskim. Mimo tego szef działu IT polecił mnie na to stanowisko, kiedy skończył się kontrakt w dziale IT. Zostałam przyjęta na okres próbny, a ostatecznie przepracowałam w tym miejscu półtora roku. W międzyczasie ukończyłam podstawowy kurs rachunkowości na Malcie i planowałam rozpocząć kolejny, ale z powodów rodzinnych postanowiliśmy z mężem przenieść się do Polski. Nie chciałam wracać do pracy nauczyciela, bo nasza córka miała niecałe pół roku. Rozglądałam się za pracą zdalną i przypadkiem trafiłam na ogłoszenie o pracę jako “SAP Consultant” w ASTEK Polska. Zaintrygowało mnie to, bo miałam doświadczenie z SAPem w firmie na Malcie, ale głównie jako end user i pomoc w analizowaniu błędów systemowych. Okazało się, że to na początek wystarczyło i otworzyło mi drogę do pracy w ICFR i poznania SAPa “od wewnątrz”.
Co byś doradziła tym, którzy chcieliby rozpocząć pracę z oprogramowaniem SAP? Czy można rozpocząć naukę samodzielnie?
Na rynku zagranicznym, a także polskim, są dostępne książki opisujące technologię SAP, dużo można znaleźć też w internecie. Dotyczy to głównie teorii, bo praktykę można zdobyć dopiero mając do czynienia z samym narzędziem, czyli de facto pracując w firmie, która z SAPa korzysta. Z pozoru może się to wydawać nie do przeskoczenia, bo kto przyjmie do pracy osobę bez doświadczenia? To trochę jak w tym dowcipie – poszukujemy do pracy 20-letniej sekretarki z 30-letnim stażem pracy… 🙂 Jednak okazuje się, że dla osób bez dużego doświadczenia też znajdzie się miejsce. Firmy oferują różne staże, niekoniecznie bezpłatne, czy za niską stawkę. Możliwość rozwoju i dostęp do narzędzia jest ogromną wartością i warto z tego skorzystać, nawet jeśli proponowane wynagrodzenie nas początkowo nie satysfakcjonuje. Po pozytywnym przejściu okresu próbnego, kiedy firma ma możliwość poznać pracownika i jego umiejętności miękkie oraz tempo przyswajania nowej wiedzy, można renegocjować kontrakt lub poszukać nowego miejsca pracy, ale startując już z wyższego poziomu, bogatszym o nową wiedzę i umiejętności.
Powiem może, co bym odradziła osobom poszukującym pracy. Nie skreślaj swojej kandydatury jeśli wydaje ci się, że nie spełniasz któregoś z wymienionych warunków oferty. Sama miałam takie perfekcjonistyczne podejście w przeszłości i zamykałam sobie drogę zakładając, że aplikowanie na dane stanowisko nie ma sensu. Obecnie na rynku wciąż jest duże zapotrzebowanie na pracowników w sektorze IT i nie mam tu na myśli jedynie programistów czy właśnie specjalistów SAP. Potrzebne są osoby do pomocy w monitorowaniu systemów, testowaniu rozwiązań, pracy z klientem i pewnie wiele innych. Tak, jak w życiu – aby samoloty mogły latać nie wystarczą sami piloci. Jeśli masz podejrzenie, że dana praca jest dla ciebie to zaaplikuj i daj szansę zadecydować potencjalnemu pracodawcy.
Jak teraz dbasz o swój dalszy rozwój? Co robisz, aby być na bieżąco i poszerzać swoją wiedzę techniczną i umiejętności miękkie?
Moje początki pracy w ICFR miały polegać głównie na wykonywaniu kontroli systemów na podstawie instrukcji. Tak się złożyło, że jak dołączyłam do zespołu to zachodziło akurat sporo zmian w tych kontrolach i miałam możliwość uczestniczyć w ich definiowaniu. Wtedy zrozumiałam, że środowisko kontroli jest zmienne i takie sytuacje będą się zdarzać częściej i że mi to bardzo odpowiada. Zawsze staram się zrozumieć istotę danej kontroli, z czym się wiąże, jaki jest jej cel. Szukam możliwych usprawnień i pilnuję, żeby nie pominąć jakiegoś szczegółu w założeniach, który mógłby później rzutować na wynik kontroli. Takie podejście pomaga uniknąć rutynowego podejścia do pracy, które niestety zabija kreatywność i usypia czujność. Bardzo pomaga też pisanie dokumentacji. To z pozoru nudne zadanie świetnie stymuluje mózg do czynnego myślenia o swojej pracy. Kiedy samemu tworzysz instrukcję głębiej się zastanawiasz nad problemem, czasem potrzebujesz coś doczytać i dowiadujesz się nowych rzeczy.
Nie wstydzę się też pytać współpracowników czy przełożonych o wyjaśnienie jakiegoś zagadnienia. Wiele się dzięki temu nauczyłam.
W moim środowisku pracy posługujemy się językiem angielskim, co nie stanowi dla mnie problemu. Z drugiej strony uważam, że mam na tym polu jeszcze sporo do usprawnienia i warto zainwestować w ten obszar. Wyznaczyłam sobie dodatkowy cel – uzyskanie certyfikatu CAE i zaczęłam lekcje online. Robię to ze względu na pracę, żeby poziom znajomości języka nigdy nie był przeszkodą i nie zamykał mi ścieżki kariery. Jednak przede wszystkim robię to dla siebie – niegdyś znienawidzony przedmiot w szkole stał się dla mnie przyjemnością na równi z oglądaniem filmów na Netflixie.
Pracowałaś zdalnie jeszcze przed rozpoczęciem się pandemii. Czy mogłabyś podzielić się z nami wskazówkami jak stworzyć wygodne domowe biuro?
Istotnym elementem jest miejsce, w którym pracujemy – spędzamy tu wiele godzin, często więcej niż osiem dziennie. Pewnie o wygodnym krześle nie trzeba wspominać, ale polecam podmienić je czasem na dużą piłkę dmuchaną albo dysk sensoryczny. To nie są drogie rzeczy a poprawiają sylwetkę i odciążają kręgosłup. Zainwestowałam też w drugi monitor – łatwiej mi pracować na dużym ekranie i organizować pracę na różnych dokumentach jednocześnie. Od jakiegoś czasu mam też specjalne podstawki pod laptopa i ekran – zauważyłam ogromną różnicę w komforcie pracy. Zamiast podstawek można tymczasowo użyć książek, ważne jest tylko żeby tworzyły stabilną konstrukcję. Jeśli zdecydujemy się na podwyższenie laptopa ( u mnie jest to około dwadzieścia centymetrów) to potrzebna będzie dodatkowa klawiatura i myszka. Po kilku nieudanych zakupach zdecydowałam się na droższy model. Źle dobrana klawiatura czy myszka mogą bardzo uprzykrzyć i spowolnić pracę.
Warunki sprzętowe to nie wszystko. Z powodu pandemii wiele osób zostało zmuszonych kontynuować pracę zdalnie, a nie zawsze mamy do dyspozycji osobne, wyciszone pomieszczenie gdzie możemy w ciszy i spokoju popracować. Jeśli jesteś w takiej sytuacji spróbuj wygospodarować sobie chociaż część pokoju i w jakiś sposób zaznaczyć że to jest tymczasowe “biuro”. Ustal reguły z resztą domowników – jeśli tak jak ja od czasu do czasu uczestniczysz w rozmowach ze współpracownikami poinformuj rodzinę kiedy to ma miejsce. Możesz też wywiesić harmonogram albo kartkę z informacją żeby wiedzieli, że mają się “zachowywać”.
Przez resztę czasu daj im swobodnie funkcjonować i słuchaj na przykład muzyki na słuchawkach. Mi to pomaga w skupieniu się na pracy i nie angażowaniu się w to co akurat robi rodzina. Takie ustalenie reguł pomoże w odnalezieniu się w tej nowej sytuacji i pomoże zredukować napięcie między domownikami.
Na koniec jeszcze jeden lifehack – zamiast zwykłego kubka na herbatę/kawę możesz użyć kubka termicznego. Nie tyle z powodu utrzymywania temperatury napoju a uratowania sprzętu przed potencjalnym zalaniem. Zdarzyło mi się już kilka razu powiedzieć “uff, na szczęście kubek był zakręcony” 🙂
